Signature électronique

Le module. Il permet à un Établissement d’envoyer un PDF déposé dans ses Documents à un signataire unique, son client, qui le lit et le signe en ligne avec un code reçu par e-mail. Il coûte 15 € par mois ou 150 € par an, sans quota d’envois, et il est compris dans l’essai gratuit de 3 mois et dans la formule Tout inclus. Pour prévenir les abus, chaque Établissement envoie ou relance au plus 30 demandes de signature par heure et, pendant l’essai gratuit, un compte envoie au plus 20 documents à signer par jour, tous ses Établissements confondus. Les CGU s’appliquent pour tout ce que ces conditions ne précisent pas ; en cas de contradiction sur le module, ces conditions prévalent.

Nature de la signature. Le module produit une signature électronique « simple » au sens du règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS). EventPlates n’est pas un prestataire de services de confiance qualifié : il ne délivre ni certificat qualifié, ni horodatage qualifié, ni cachet. Un juge ne peut pas écarter cette signature au seul motif qu’elle est électronique ou qu’elle n’est pas qualifiée (eIDAS, article 25). Un document ainsi signé peut valoir écrit lorsque l’Établissement établit qui l’a signé et que le document n’a pas changé (Code civil, article 1366) ; si le client conteste, c’est à l’Établissement de le prouver, avec le dossier de preuve décrit ci-dessous.

Documents exclus. Le module ne doit pas servir aux actes notariés, aux actes relevant du droit de la famille et des successions (Code civil, article 1175), aux cautionnements, ni à un acte pour lequel la loi exige une mention manuscrite ou une signature qualifiée.

Obligations de l’Établissement. L’Établissement, seul partie au contrat avec son client :

• envoie un PDF qu’il a vérifié, à l’adresse e-mail que le client lui a donnée ;
• vérifie le récapitulatif saisi à l’envoi (total TTC, acompte ou arrhes, échéance) : en cas d’écart avec le document, la lecture la plus favorable au client l’emporte ;
• indique, avant le premier envoi, le médiateur de la consommation dont il relève, et joint ses conditions générales à chaque envoi lorsqu’il en a ;
• coche à chaque envoi la mention « pas de droit de rétractation » seulement lorsqu’elle s’applique (repas à date fixe, Code de la consommation, article L221-28) ;
• ne modifie jamais un document envoyé : il annule la demande et envoie la version corrigée ; retirer une offre avant sa date limite peut engager sa responsabilité (Code civil, article 1116), ce que le Service rappelle avant d’annuler ;
• conserve les documents signés pendant les durées qui s’imposent à lui, et répond aux demandes de ses clients.

Ce que fait EventPlates. Il envoie les e-mails de la demande, du code et de la copie signée, établit le PDF signé et son certificat, tient le journal de preuve, et met le dossier de preuve à la disposition du Propriétaire, et des Managers s’il le décide ; chaque téléchargement est noté. EventPlates n’est pas partie au contrat, n’en vérifie pas le contenu et n’encaisse aucune somme : le client paie l’Établissement comme d’habitude.

Conservation et suppression. Le PDF d’origine est verrouillé dès l’envoi, le PDF signé dès la signature : personne dans l’Établissement ne peut les supprimer, et un groupe qui en contient ne peut plus être supprimé, seulement archivé. Sur demande motivée de l’Établissement à rgpd@eventplates.fr, par exemple après une erreur de destinataire, l’Éditeur peut effacer une demande ; il le note dans son journal d’administration. Les durées de conservation sont celles de la notice des signataires, reprises dans l’accord de traitement des données ; elles valent tant que l’Établissement existe dans le Service. Un Établissement inactif n’est pas supprimé au bout de 36 mois tant qu’il conserve des documents signés dans leur durée de conservation. Avant de supprimer son Établissement, le Propriétaire voit la liste de ses documents signés, à télécharger.

Stockage. Le PDF signé compte dans l’espace de stockage de l’Établissement, mais un espace plein n’empêche jamais une signature. Le PDF d’origine, les conditions générales jointes et le PDF signé d’une demande signée ont une copie de sauvegarde, faite chaque semaine dans un second espace de stockage privé du même hébergeur, situé à Paris, et supprimée en même temps que l’original.

Arrêt du module. Sans le module, ou lorsque l’Établissement passe en lecture seule, plus aucun document ne peut être envoyé. Les demandes déjà envoyées restent signables jusqu’à leur date limite, et les documents signés restent consultables et téléchargeables.

Démonstration. Le module n’est pas disponible dans la démonstration publique, d’où aucun e-mail ne part.

Responsabilité. L’Éditeur est tenu d’une obligation de moyens, dans les limites prévues par les CGU. Il n’est responsable ni du contenu des documents, ni du choix du destinataire, ni de l’usage d’une boîte e-mail partagée par le signataire.

Évolution. Une nouvelle version de ces conditions est acceptée au premier envoi qui suit sa publication ; elle sera reprise dans une prochaine version des CGU.

Le parcours. Le signataire reçoit un e-mail « [Établissement] vous envoie un document à signer », aux couleurs de l’Établissement. Le lien ouvre une page pensée pour le téléphone, en français, qui présente l’Établissement, son médiateur, un récapitulatif repris du document, la règle de rétractation, le document et les conditions générales jointes. Ensuite :

1. le signataire demande son code : 6 chiffres envoyés à son adresse e-mail, valables 10 minutes ; après 5 codes erronés ou 3 codes envoyés, le lien se bloque jusqu’à une relance de l’Établissement ;
2. il saisit le code et son nom complet, coche « J’ai lu le document et je l’accepte » et, s’il y en a, « J’ai lu et j’accepte les conditions générales » ; s’il coche « Je signe pour une entreprise », il indique la société, sa fonction et confirme qu’il peut l’engager ; sinon, il est traité en particulier ;
3. il vérifie un récapitulatif, peut le modifier, puis signe avec le bouton « Signer avec obligation de paiement » (« Signer » pour un document sans prix) ;
4. la page confirme aussitôt la signature, et le PDF signé part par e-mail : en pièce jointe jusqu’à 10 Mo, sinon par un lien. Il reste téléchargeable par le lien pendant 12 mois, puis sur demande à l’Établissement.

Le signataire peut aussi répondre « Je ne souhaite pas signer » en donnant une raison : l’Établissement est prévenu. L’offre vaut jusqu’à sa date limite (30 jours par défaut, jamais après le repas), puis la page indique qu’elle a expiré, avec les coordonnées de l’Établissement. L’organisateur d’un groupe voit les documents à signer dans son espace, mais ne peut pas signer à la place du signataire : le code part à l’adresse de ce dernier.

Le PDF signé réunit le document et les conditions générales jointes. Chaque page porte en bas la mention « Signé électroniquement par [nom] le [date], demande n° [numéro] ». Une dernière page, « Certificat de signature », se lit sans outil : qui a signé, à quel titre, quand, ce qu’il a accepté, l’empreinte du document d’origine et celle du journal. Une empreinte (SHA-256) est un code calculé sur un fichier : une seule lettre modifiée la change. Le PDF ne contient pas de signature numérique lisible par un lecteur de PDF : son intégrité se prouve par ses empreintes, conservées par EventPlates et reprises dans le dossier de preuve.

La preuve. Chaque étape est inscrite dans un journal qui ne s’écrit qu’en ajout, chaque ligne portant l’empreinte de la précédente : une ligne modifiée, retirée ou insérée rompt la chaîne. Les dates et heures sont établies par les serveurs et la base de données d’EventPlates, sans autorité d’horodatage. Le dossier de preuve est un fichier ZIP qui contient le PDF d’origine tel qu’il a été envoyé, les conditions générales, le PDF signé, le journal complet et un résumé lisible : expéditeur, adresse du signataire, chaque étape à la seconde avec l’adresse IP et le navigateur à chaque geste du signataire, le nom tapé, la déclaration d’entreprise, le texte exact des cases et du bouton, le nombre de codes erronés.

Ce qui n’est jamais gardé : le code lui-même, une pièce d’identité, une position, un identifiant d’appareil. Les e-mails ne contiennent aucun pixel espion, et la page de signature n’enregistre rien dans le navigateur. L’adresse IP et le navigateur sont chiffrés en base et n’apparaissent pas sur le certificat.

Limite. Le code prouve l’accès à la boîte e-mail, pas l’identité : une boîte partagée reste un risque, que compensent l’adresse donnée par le client, son nom tapé, l’adresse IP et les pièces concordantes (un acompte payé, par exemple).

Qui est responsable ? L’établissement qui vous a envoyé le document est responsable de vos données. EventPlates les traite pour son compte, comme sous-traitant, selon l’accord de traitement des données.

Pourquoi ? Vous permettre de lire et de signer le document, vous en remettre une copie, et permettre à l’établissement de prouver la signature si elle est contestée : c’est nécessaire à la conclusion du contrat et à sa preuve.

Quelles données ? Votre nom et votre adresse e-mail, donnés par l’établissement ; le nom que vous tapez ; votre déclaration d’entreprise (société, fonction) si vous signez pour une entreprise ; la raison d’un refus ; la date et l’heure de chaque étape ; à chaque geste sur la page, votre adresse IP et votre navigateur, chiffrés ; le nombre de codes erronés. Jamais le code, ni pièce d’identité, ni position.

Qui les voit ? L’équipe de l’établissement selon ses droits, le dossier de preuve étant réservé à son propriétaire et, s’il le décide, à ses managers ; EventPlates et ses prestataires techniques (hébergement, base de données, envoi des e-mails), dans l’Union européenne ou avec les garanties de la politique de confidentialité ; en cas de litige, le juge et les conseils de l’établissement.

Combien de temps ? 10 ans après l’événement (la date du repas à l’envoi, sinon celle de la signature), 5 ans si vous avez signé pour une entreprise, tant que le compte de l’établissement existe. Une demande jamais signée (refusée, expirée ou annulée) est effacée 12 mois après sa date limite. Le code est effacé dès son usage.

Vos droits. Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement à l’établissement, dont les coordonnées figurent sur la page de signature. L’effacement peut être refusé tant que la preuve est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice (RGPD, article 17). Si vous écrivez à EventPlates (rgpd@eventplates.fr), nous transmettons votre demande à l’établissement. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (cnil.fr).